In deze paragraaf wordt een aantal inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen binnen de bedrijfsvoering nader belicht.
Toekomstbestendige organisatie en bedrijfsvoering
Wendbaarheid en flexibiliteit blijven de kernbegrippen in 2025. De snelheid waarmee technologie zich ontwikkelt en de toenemende krapte op de arbeidsmarkt zijn voorbeelden van ontwikkelingen met grote invloed op hoe we als gemeente ons werk moeten inrichten. Het is noodzakelijk om echt anders, bijvoorbeeld met behulp van AI te gaan werken en andere routines te ontwikkelen om onze dienstverlening aan de samenleving toekomstbestendig te laten zijn. Hierbij vragen steeds meer vraagstukken om een opgavegerichte aanpak en het maken van keuzes op basis van integraal portfoliomanagement.
Bij het echt anders werken bieden de ontwikkelingen in informatievoorziening en digitalisering kansen. Tegelijkertijd zitten hier ook grote uitdagingen in als het gaat om de beveiliging en bescherming van privacy. Niet in de minste zin als gevolg van AI (kunstmatige intelligentie zoals ChatGPT).
Door bijvoorbeeld de inzet van pilots wordt leren meer gemeengoed in onze manier van werken. We onderzoeken al doende en ontwikkelen wat nodig is op basis van wat werkt. We moeten slimme samenwerkingen aangaan en netwerken vormen met kennisinstellingen, het bedrijfsleven, maatschappelijke partners en inwoners. Zo verzamelen we data, informatie, kennis en kunde. We evalueren regelmatig het effect van ons handelen en organiseren.
Met behulp van de Concernjaarplan 2025-2027 voor de organisatie wordt gestuurd op een toekomstbestendige organisatie en bedrijfsvoering. Richtinggevend zijn de in 2024 herijkte missie, kernwaarden en visie kernwaarden. Deze zullen explicieter leidend zijn voor hoe ons werk doen.
In programma 10 van deze begroting zijn de belangrijkste trends en ontwikkelingen beschreven waarmee de organisatie en bedrijfsvoering te maken heeft. Hierna worden een aantal inhoudelijke en organisatorische ontwikkelingen nader belicht.
Personeel
In 2025 blijven we inzetten op een stevigere positionering als aantrekkelijk werkgever in een krappe arbeidsmarkt. Hiervoor zullen inmiddels ingezette initiatieven voor het aantrekken en het binden, boeien en laten bloeien van nieuwe en huidige medewerkers verder ingebed worden in de organisatie. Bijvoorbeeld het verder ontwikkelen van het introductieproces, het nog meer aandacht geven aan vitaliteit en werkplezier en het optimaler inzetten van flexibele arbeidsvoorwaarden.
Het invullen van vacatures kost tijd en de concurrentie is groot. Het risico op hogere kosten voor inhuur zal naar verwachting hoog blijven als gevolg van het niet of niet tijdig in kunnen vullen van vacatures.
Met wat we wel of niet doen en hoe we het doen hebben we impact op de samenleving. De kunst is om te kijken waar we het verschil kunnen maken. We denken dat een organisatie met een goede afspiegeling van de samenleving belangrijk is en streven hier dan ook naar.
We zien dat de samenleving vraagt om ambtenaren die kennis, vakmanschap en leiderschap laten zien. Continu leren en actief en gericht blijven ontwikkelen op het vakgebied, in onze rol en qua vaardigheden is nodig om wendbaar in te kunnen spelen op actuele en toekomstige ontwikkelingen. Het vraagt ook dat we verantwoordelijkheid nemen en transparant verantwoording afleggen over de ervaringen die we hebben opgedaan en de resultaten die zijn bereikt. Continu leren en ontwikkelen blijft uitermate belangrijk en daarom wordt ingezet op de vernieuwing van de gesprekscyclus waarbij het investeren in kennis, vaardigheden en vakmanschap, naast het ontdekken en inzetten van drijfveren en talenten van onze medewerkers een onderdeel vormt. Want vitaliteit en duurzame inzetbaarheid is een belangrijk aandachtspunt voor ons.
De samenhang tussen al deze ontwikkelingen en de behoefte van de organisatie en de medewerkers borgen we door te werken met strategische personeelsplanning (SPP). Door vooruit te kijken naar ontwikkelingen en dit te vertalen naar wat nu en in de toekomst nodig is, kunnen we bijvoorbeeld voorsorteren op pensioneringen. Door pro-actiever breed inzetbaar personeel op mbo/hbo niveau aan te nemen kan tijdiger en flexibeler worden ingespeeld op ontwikkelingen die op de gemeente afkomen.
Doorontwikkeling Financiële Kolom
Als vervolgstap op de doorontwikkeling financiële kolom is een QuickScan uitgevoerd om te onderzoeken waar systemen en processen geoptimaliseerd kunnen worden opdat effectiever en efficiënter gewerkt kan worden binnen de financiële keten. Een aantal van de aanbevelingen uit deze QuickScan zijn gericht op de samenwerking tussen de verschillende rollen in de maandelijkse financiële cyclus van gesprekken. Door deze werkwijze verbeteren we de samenwerking en komen we beter in control. Dit komt ook tot uitdrukking in de herijking van de P&C-cyclus.
Informatisering
De i-Visie is richtinggevend voor de digitale koers om de komende jaren als organisatie verder digitaal te transformeren en weloverwogen de kansen te kunnen benutten die snelle technologische veranderingen met zich meebrengen.
De ontwikkelingen rondom AI en het verder vormgeven van Digital Twin gaan de komende jaren veel aandacht vragen. AI kan ons bijvoorbeeld helpen om zonnepanelen in beeld te brengen of veiligheid op straat te verbeteren. De pilots moeten tegelijkertijd beheersbaar en ethisch verantwoordt blijven. Het formeren van een ethische commissie kan hier onderdeel van uitmaken.
Digital Twin levert tal van mogelijkheden op, zoals simulatie van netcongestie. Samen met stakeholders (gebruikers en in- en externe toeleveranciers van bijv. data) onderzoeken we de mogelijkheden en toegevoegde waarde.
Om toekomstige ontwikkelingen te voorspellen en tijdig en effectief beleid daarop te ontwikkelen is datagedreven werken steeds belangrijker. Bijvoorbeeld in het licht van het integraal beleidskader sociaal domein ‘Verder samen’.
Met behulp van data is het verder mogelijk om de werkprocessen zo efficiënt mogelijk in te richten. In 2025 wordt er voor het KCC een chatbot ontwikkeld die door de KCC-medewerker gebruikt kan worden als AI-assistent tijdens klantgesprekken, waarbij de chatbot toegang heeft tot specifieke informatie van de gemeente Emmen om de dienstverlening te verbeteren.
Om Common Ground invulling te geven, heeft de VNG besloten een programma Common Ground te gaan vormgeven. Dit kan een grote impact hebben op de gehele IT architectuur. Common Ground beschrijft een flexibel, eenvoudig en slim ingerichte informatievoorziening die een moderne manier van gegevensuitwisseling mogelijk maakt. Hiermee kunnen gemeenten de bedrijfsvoering en dienstverlening aan burgers ingrijpend verbeteren.
Ook het steeds meer in de cloud brengen van applicaties en IT-infrastructuur zal bedrijfsvoeringstechnisch een andere wijze van werken en een ander wijze van beheren noodzakelijk maken.
Bescherming van privacy en informatiebeveiliging zijn belangrijke thema’s waarin volop geïnvesteerd wordt. Door veranderende wetgeving (Archiefwet, AVG, WOO) en nieuwe Europese wetgeving zal er veel druk komen te staan om het gehele gegevensmanagement, dossiervorming en (e-mail)archivering/vernietiging beter en effectiever vorm te geven.
Innovatief procesmanagement
Aan innovatief procesmanagement, zoals in hoofdstuk 10 aangegeven, wordt in 2025 veel tijd en aandacht besteed. Ingegeven door de krappe arbeidsmarkt en de noodzaak het werk echt anders te organiseren zal in 2025 nog meer aandacht worden gegeven aan het herijken en vernieuwen van de werkprocessen. Met als doel de dienstverlening naar de toekomst toe op peil te houden. De externe gerichtheid zal expliciet een plek krijgen in de herijking van de werkprocessen, waarmee dus onze inwoners, bedrijven en partners ook gaan merken dat we het echt anders doen.
Rechtmatigheid
In de begroting 2025 van de gemeente Emmen is rechtmatigheid een belangrijk uitgangspunt voor het financieel beheer. Rechtmatigheid in onze context betekent dat alle uitgaven, inkomsten, en andere financiële transacties binnen de gemeente plaatsvinden volgens de geldende wet- en regelgeving, vastgestelde beleidskaders, het normenkader en besluiten van de gemeenteraad. Dit is essentieel om het vertrouwen van onze inwoners, bedrijven en andere stakeholders te behouden en te versterken.
Het normenkader fungeert als de toetssteen voor alle financiële (beheers)handelingen binnen de gemeente. Dit kader bevat de normen waaraan de gemeente moet voldoen op het gebied van de (financiële) rechtmatigheid om er zeker van te zijn dat de financiële middelen op een rechtmatige wijze worden ingezet, in lijn met de wettelijke voorschriften en de afspraken die zijn gemaakt binnen de gemeentelijke organisatie.
De gemeente Emmen blijft zich inzetten voor een continue monitoring van de rechtmatigheid van al haar financiële transacties. Dit omvat onder andere de zorgvuldige (verbijzonderde) interne controles van uitgaven, inkomsten en andere financiële transacties. De rechtmatigheid wordt gewaarborgd door een combinatie van preventieve en controlerende maatregelen. Zo blijven we investeren in het opleiden van onze medewerkers om ervoor te zorgen dat zij goed op de hoogte zijn van de laatste ontwikkelingen op het gebied van wet- en regelgeving. Daarnaast worden er regelmatig interne controles en audits uitgevoerd om ervoor te zorgen dat alle financiële handelingen in overeenstemming zijn met de geldende wet- en regelgeving.
